Cooperação na área da saúde: a Lista APDIS Online

Cooperation by medical / health sciences libraries: the Lista APDIS Online

A Lista APDIS Online (LAO) é um serviço baseado na Web para as bibliotecas da área da saúde que permite a localização de colecções de publicações periódicas e o registo de transacções de cópias de documentos.

The Lista APDIS Online is a Web-based service for the medical and health sciences libraries that eases the location of serials collections and the exchange of documents.

If you want more information on this topic please send an email to info@bookmarc.pt

Objectivos da Lista APDIS Online

A LAO nasceu da ideia de reaproveitar, no contexto de distribuição de informação que a World Wide Web proporcionou, o resultado do esforço de cooperação que tinha permitido editar os vários números da Lista de publicações periódicas existentes em bibliotecas e serviços de documentação da área da saúde em Portugal.

Esta relocalização da informação da Lista teve por objectivo acrescentar valor à cooperação que a APDIS havia coordenado na constituição original da Lista. Este valor acrescentado decorreria

• da exposição de toda a informação da Lista impressa através de um serviço de pesquisa que aumentasse a capacidade de identificação das colecções registadas
• e do fornecimento de uma plataforma de registo de transacções de documentos.

Estes métodos – aumentar a capacidade de localização de documentos e proporcionar o registo de transacções – não seriam concretizáveis sem a permanência de uma estrutura de cooperação que se manifesta de uma forma evidente na produção regular da Lista impressa (última edição é de 2004).

Quadro de cooperação

A preparação de uma nova edição envolve a realização de um inquérito aos cooperantes, actuais e potenciais, que incide sobre as colecções de publicações periódicas existentes nos serviços inquiridos.

Conhecemos, pelas indicações indirectas que a APDIS nos fornece ou pelo contacto directo com os cooperantes de que ocasionalmente beneficiamos, os diferentes níveis de capacidade de resposta ao inquérito, condicionados – esses níveis – pela disponibilidade dos recursos materiais e humanos dos serviços.

Isto obriga-nos ao esforço de procurar facilitar a resposta, nomeadamente através de

• disponibilização de listas individualizadas de colecções actualmente registadas, acessíveis através de um servidor Web da BookMARC, que os serviços cooperantes podem modificar para completar ou corrigir
• e consequente envio por via electrónica das respostas em formato digital

Para a edição de 2004 da Lista Impressa foram distribuídos 248 inquéritos dos quais se recuperaram 101 (uma percentagem de 42% que se aproxima da taxa de sucesso da edição anterior).

Existe uma outra forma de actualização de dados, de carácter mais contínuo e - por enquanto - informal, que nos é comunicada pelos serviços cooperantes que são igualmente subscritores da LAO. O efeito destas actualizações no contexto do registo da informação, é ainda residual, quer quanto ao número real de ocorrências quer quanto à sua profundidade – dado incidirem, normalmente, sobre um subconjunto das colecções dos comunicantes.

Do nosso ponto de vista, parece-nos claro que o actual quadro de cooperação não se alterará de forma significativa nos próximos tempos e que o modelo corrente responde genericamente ao que os vários agentes podem proporcionar ou absorver, tendo em conta suas potencialidades e constrangimentos.

Estrutura tecnológica e de suporte

A LAO é disponibilizada por um serviço desenvolvido sobre a plataforma SIRIUS, e alojado num servidor Web da BookMARC em http://sirius.bookmarc.pt/apdis. O serviço está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Sobre a plataforma SIRIUS foi feito desenvolvimento específico para responder às necessidades de registo das transacções – ou seja, os pedidos e envios de documentos – realizadas dentro do universo de subscritores ou de subscritores e os cooperantes da Lista. Esse desenvolvimento sempre foi e continuará a ser assegurado pela BookMARC, também segundo as especificações genéricas da APDIS e tendo em conta as experiências de utilização e sugestões comunicadas pelos serviços subscritores.

O ambiente de operação é integralmente baseado na Web o que facilita a difusão do serviço e a flexibilidade na sua utilização. Os problemas detectados e comunicados ao suporte da LAO prendem-se, maioritariamente, com a interferência de agentes intermédios, nomeadamente proxies e firewalls que podem introduzir perturbações nos processos de autenticação. A BookMARC está atenta a estas dificuldades e tem previsto torneá-las de forma a ser menos sensível à acção daqueles agentes e assim melhorar a experiência de utilização.

O suporte da LAO é garantido pela BookMARC e compreende as seguintes actividades:

• administração da informação central
• notificação de pedidos extraviados para os subscritores remetentes
• actualizações correntes da informação sobre colecções
• atendimento help desk

Paralela ao fornecimento do serviço a APDIS e a BookMARC têm procurado proporcionar aos actuais e aos potenciais subscritores condições para a realização de acções de formação.

Balanço de actividade

Actualmente a LAO é subscrita por mais de 40 serviços que a ela recorrem segundo diversos perfis de utilização:

• localização de colecções
• preparação de pedidos de documentos
• registo de pedidos de documentos

Nem todos os serviços utilizam aqueles 3 perfis, de modo que os dados de que dispomos sobre a actividade na LAO devem ser entendidos como conservadores (apenas do último perfil há registo mensurável).

Nos primeiros dois anos e meio de actividade da LAO (de Abril de 2002 a Outubro de 2004) foram registadas no sistema 24.340 transacções (a uma média de 785 registos por mês). Tipicamente, o número médio de pedidos registados é de cerca de 40 por subscritor por mês. Cerca de 70% das transacções registadas envolvem exclusivamente serviços subscritores, ou seja, serviço requisitante e fornecedor são ambos subscritores da Lista.

A barreira de 1.000 pedidos registados num único mês foi ultrapassada pela primeira vez em Outubro de 2003, e tem vindo a repetir-com regularidade(supomos que isso prefigurará um padrão de comportamento comum daqui para o futuro, à excepção dos meses tradicionalmente mais tranquilos, como Agosto ou Dezembro).

O nosso entendimento é que estes números e a tendência para o seu crescimento indiciam claramente a relevância do serviço prestado pela APDIS, manifestada publicamente pelos subscritores.